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文書組工作職掌

文書組：
職務 姓名 工作項目 分機 代理人
組長 王瓊英
  1. 襄助主任推動文書組相關業務
  2. 綜理及督導文書組各項業務
  3. 協助院史珍貴文物收集典藏業務
  4. 協助本院大事紀、口述歷史訪談及相關出版品業務
  5. 督導院內文件雙向傳遞外包相關業務
  6. 公文管理系統使用、維護及辦理教育訓練
  7. 辦理公文寫作教育訓練
  8. KM知識管理系統建置、維護、教育訓練及運用推廣
  9. 編印本院「分層負責明細表」
  10. 全院各式診斷書相關業務總窗口
  11. 其他交辦事項
 62017 張瑩榛
技工 張聖芳
  1. 每日線上公文編目
  2. 逾期未歸檔公文稽催
  3. 辦理檔案目錄彙送
  4. 檔案回溯建檔規劃並執行
  5. 文書組事務機器維護、使用管理、耗材請購
  6. 每日退稿公文編目及掃描
  7. 年度檔案空間移動及調整
  8. 檔案空間管理
  9. 其他交辦事項
 65789 彭敬伊
書記 程麗瑩
  1. 辦理總發文相關業務
  2. 辦理公文電子交換發文作業
  3. 紙本繕打公文分件
  4. 辦理院內公文正、副本裝封分發處理作業
  5. 颱風天留守通知函全院傳真
  6. 文書組新進人員訓練計畫暨整體工作說明書
  7. 其他交辦事項
 65892 徐儷甄
管理師 李立敏
  1. 密件公文封套製作、傳送及密件檔案降密及解密作業
  2. 所有公文檔案調案(不含秘書室行政組)
  3. 檔案委外倉儲作業
  4. 秘書室綜合業務
  5. 公文展期單審核
  6. 檔案應用申請
  7. 每日線上公文編目
  8. 檔案回溯建檔規劃並執行
  9. 離職手續線上簽核
  10. 年度檔案空間移動及調整
  11. 年度檔號及保存年限管理系統維護
  12. 本院檔案分類及保存年限區分表修訂(含分類表單位新增)
  13. 辦理檔案鑑定作業
  14. 其他交辦事項
 61188 李君峰
技工 呂美花
  1. 協助紙本收文建檔
  2. 核對並列印各單位收文送件清單
  3. 標單發售及收受
  4. 出售標單及合約書之現金,繳交至合作金庫
  5. 診斷書專用章刻製、銷毀管理作業
  6. 收費章新增、作廢、銷毀管理作業
  7. 秘書室物品及印刷品請領
  8. 秘書室生日及節令禮卷發放
  9. 總收文條碼列印(總院、金山分院、北護分院)
  10. 其他交辦事項
 65893 1.陳鈺勤
2.陳冠蓁
技工 林成
  1. 掛號信件點收、整理、分發等相關作業
  2. 依單位別整理發文公文並轉傳送班
  3. 保險公司申請病歷摘要作業
  4. 重要公文親送至外機關專人
  5. 其他交辦事項
 61052 1.陳冠蓁
2.張瑩榛
工友 彭筑茵
  1. 簽收各單位並檢視呈核院長室公文收文及分文
  2. 檢視及登錄陳核院長室及判行後回單位之紙本公文並製作簽收單
  3. 協助解決各單位公文管理系統相關問題(含修改流程、系統操作等)
  4. 其他交辦事項
 65791 鄭如君
工友 鄭如君
  1. 簽收各單位並檢視呈核院長室公文收文及分文
  2. 檢視及登錄陳核院長室及判行後回單位之紙本公文並製作簽收單
  3. 協助解決各單位公文管理系統相關問題(含修改流程、系統操作等)
  4. 其他交辦事項
 65782 彭筑茵
副管理師 李君峰
  1. 辦理全院各單位年報競賽及管理
  2. 接待外賓(國內、外來賓) 預約院史室參觀及導覽
  3. 院史相關書籍編輯作業
  4. 院史文物收集、製作圖說、管理、陳列、數位化
  5. 本院珍貴動產、不動產管理
  6. 院史室展出文物輪展規劃
  7. 院史室開放時間及志工管理
  8. 每月重要事記彙報，年度大事記彙整並製作竹簡陳列於景福通道。
  9. 秘書室同仁教育訓練聯絡人
  10. Workflow電子表單系統業務
  11. 公文線上簽核系統業務
  12. 其他交辦事項
 65786 李立敏
工友 巫宜娜
  1. 辦理公文繕校及附件裝訂作業
  2. 線上繕校公文分件
  3. 辦理院內公文正、副本裝封分發處理作業
  4. 其他交辦事項
 65787 萬菁華
助理員 吳思儀
  1. 紙本公文繕校
  2. 辦理院內公文正、副本裝封分發處理作業
  3. 院外公文郵寄作業-裝封及送收發室
  4. 其他交辦事項
   1.萬菁華
2.巫宜娜
服務員 余佩珊
  1. 永久檔案除釘、掃描、打孔、換卷夾、綁棉繩、永久檔案放置無酸紙盒並貼背表
  2. 檔案回溯建檔規劃並執行
  3. 歸檔公文入卷、上架
  4. 檔案卷夾、卷宗編目及製作
  5. 檔案盒背卡製作
  6. 歸檔公文目次表製作
  7. 年度檔案空間移動及調整
  8. 秘書室行政組公文調案
  9. 支援中午院史室值班及導覽
  10. 其他交辦事項
 65780 謝明諭
組員 張瑩榛
  1. 辦理總收文及分文相關事項
  2. 下載臺灣大學公告公文辦理院收文
  3. 室務會議及幹部會議紀錄會務
  4. 文書組財產管理員
  5. 辦理外籍看護工到宅評估業務
  6. 其他交辦事項
 65879 1.呂美花
2.陳鈺勤
工友 陳冠蓁
  1. 全院交寄公務郵件磅重、計資、打包、郵局交寄
  2. 郵資機作業（整理郵資報表及申報、郵資機維護）
  3. 醫學院每日公文交換之簽收及分發
  4. 秘書室同仁體溫監測通報
  5. 其他交辦事項
 65771 1.林成
2.呂美花
管理師 彭敬伊
  1. 每月製作年度全院公文處理績效圖表提醫政會並上傳KM系統
  2. 製作年度全院公文處理績效圖表予考績委員會
  3. KM知識管理系統維護及運用推廣
  4. 每日線上公文編目
  5. 每日公文上網公告
  6. 每日存查公文編目及掃描
  7. 處理「錄案續辦」案件報表製作、追蹤及簽辦
  8. 檔案回溯建檔規劃並執行
  9. 年度檔案空間移動及調整
  10. 辦理檔案清理作業（清查、修正、銷毀陳報檔管局、隨車監銷、移轉、移交）
  11. 其他交辦事項
 65779 張聖芳
副管理師 陳鈺勤
  1. 辦理東址各類診斷書用印發放
  2. 辦理全院死亡通報資料核對建檔
  3. 辦理本院官網有關「診斷證明書申請」維護
  4. 辦理本院公布欄張貼核章流程
  5. 辦理全院各式診斷證明書委外倉儲作業
  6. 辦理全院死亡證明書紙本掃描作業
  7. 全院各類診斷書存檔及管理
  8. 其他交辦事項
 61050 1.張瑩榛
2.林成
服務員 謝明諭
  1. 永久檔案除釘、掃描、打孔、換卷夾、綁棉繩、永久檔案放置無酸紙盒並貼背表
  2. 檔案回溯建檔規劃並執行
  3. 總分院各類會議紀錄整理、上架暨送精裝本裝訂及銷毀會議紀錄複本
  4. 秘書室登記桌及于楨職務代理人
  5. 年度檔案空間移動及調整
  6. 其他交辦事項
  7. 秘書室電子郵件公務帳號聯絡人
 63641 余佩珊
助理員 萬菁華
  1. 公文繕校及附件裝訂作業
  2. 辦理院內公文正、副本裝封分發處理作業
  3. 院外公文郵寄作業-登錄
  4. 其他交辦事項
 62253 巫宜娜
技工 徐儷甄
  1. 密件專責處理
  2. 辦理院內公文正、副本裝封分發處理作業
  3. 全院發文公文用印相關業務
  4. 全院合約書用印相關業務
  5. 公文繕校及附件裝訂作業
  6. 其他交辦事項
 65510 程麗瑩
  向啟宏
  1. 各類診斷證明書用印發放、存檔管理
  2. 各類診斷證明書補發
  3. 各類診斷證明書查證、函詢案件
  4. 辦理東址各式診斷證明書編碼建檔以及東址、西址、兒醫大樓、急診區死亡證明書與本院資訊室死亡通報核對並建檔
  5. 電話、e-mail、病友及本院同仁諮詢診斷證明書相關業務服務
  6. 辦理本院官網及秘書室網頁有關「診斷、證明書申請」維護
  7. 辦理本院公布欄張貼日期用章
  8. 辦理其他臨時交辦事項
 66172 陳鈺勤