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會議室業務

臺大醫院會議室簡介.PDF

國立台灣大學醫學院附設醫院會議室提供使用辦法

國立台灣大學醫學院附設醫院會議室提供使用辦法
項目 內容
一、 國立臺灣大學醫學院附設醫院(以下簡稱本院)為加強本院各會議室之維護、使用及管理,訂定本辦法。
二、 本院各會議室以提供院會、院內各委員會、人員甄試、員工講習訓練及其他臨時會議之使用為原則。
三、 使用會議室前應先上網登錄,由總務室審核登記以便排程。「會議室登錄系統」原則開放90天內為登錄期間。擬申請「非上班時段」使用會議室者,請至少於會議前三天(上班日)上網預約登錄,如有緊急或臨時性會議未能提前登錄者,請先以電話通知總務室。
四、 院內單位若有超過90天後會議擬預先登錄使用會議室者,請將相關核可文件送總務室,作為預先登錄及審核之依據。若同一會議室於同一時段有兩個以上單位擬使用,以較早奉核可單位為優先使用。
五、

院外學術單位如各科醫學會、學術團體等,包括:

  1. 院內單位主辦、院外單位協辦。
  2. 院外單位主辦、院內單位協辦。
  3. 院外學術單位活動。
  4. 學術單位委託本院辦理。

使用時,需先填寫會議室提供使用申請書,經奉院長核准後,方得登記使用。

六、

院外學術單位使用會議室時,一律酌收清潔維護費,其收費標準由總務室另案簽報奉核後,明訂於會議室提供使用申請書憑辦並公告於本院網頁。

  1. 使用會議室以四小時起計,未滿四小時以四小時計,四小時以上,未滿八小時以八小時計。使用時數逾八小時者,每逾一小時以每一小時計費。
  2. 校內編制單位借用收費金額以8折優惠。
  3. 場地費用應於核准後繳費,並憑收據辦理登記。
七、 若使用單位擬取消使用,請以電話通知總務室辦理取消登錄。院外單位擬取消使用且已繳納清潔維護費,請以書面通知總務室辦理退費事宜。惟遲至會議前十個日曆天通知者,退費五成、會議前五個日曆天通知者,退費三成、少於五個日曆天日通知者,不予退費。
八、 會議室各項設備,使用者未經許可不可擅自移動或私自架設,並應注意維護,如有毀損之情事,應負損害賠償責任。
九、 為維護講堂(如兒醫講堂及第七講堂)整齊清潔,禁止攜帶各種點心、飲料(含開水)進入食用。惟其他會議室可使用飲料,另開放第六會議室可食用便當。
十、 為維護會議秩序及避免影響會議進行,請於進入會議室後,將隨身之行動電話關機或調至靜音模式。
十一、 申請者如逕自轉借他人,或活動事實與申請內容不符或違反本院規定或政府法令者,本院有權當場制止繼續使用,且停止借用本院場地六個月。
十二 本辦法經院務會議通過後實施。